PENGERTIAN DAN FUNGSI KETATAUSAHAAN SEKOLAH

A.Tata Usaha Sebagai Tenaga Kependidikan Sekolah

  1.Pengertian Tata Usaha

    Ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka ADMINISTRASI berasal dari Bahasa Latin yaitu Ad+Ministrare. Ad berarti intensif, sedangkan Ministrare berarti melayani, membantu, dan memenuhi atau menyediakan (Husaini Usman, 2006).Menurut The Lian Gie (2000), tenaga tata usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu: (1) melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi, (2) menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan (3) membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

  2.Tugas-tugas TU

    Pengalaman dan sertifikat pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam kerja mereka. Dan mereka bekrja pada disiplin ilmu mereka masing-masing. Sementara aktifitas . semua staf TU di sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya harus bisa bekerja di semua bidang yang ditugaskan oleh kepala sekolah dan kepala TU. Mereka bertugas dalam berbagai bidang, baik bekerja sama dengan kepala sekolah dan guru atau mereka bekerja sendiri. Tugas mereka meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat (Sumber: hasil rapat Kepala Tata Usaha di Bogor: 1996). Mill dan Standingford (1982) menyebutkan delapan tugas tenaga administrasi yaitu:

    (1) menulis surat

    (2) membaca

    (3) menyalin (menggandakan)

    (4) menghitung

    (5) memeriksa

    (6) memilah (menggolongkan dan menyatukan)

    (7) menyimpan dan menyusun indeks dan

    (8) melakukan komunikasi (lisandantertulis).

    Menurut Nansen School, Birm, UK, 2001 Fungsi staff TU adalah menangani urusan administrasi yg dibagi menjadi 4 bagian:

    1. School assistant

    2. Clerical assistant

    3. Finance assistant dan

    4. General assistant

B.Tugas Pokok Dan Fungsi Tenaga Administrasi Sekolah

  Keputusan Dirjen Dikdasmen No. 260 dan 261 Tahun 1996 Tugas pokok Kepala Tata Usaha sebagai berikut :

    a) Menyusun program kerja tata usaha sekolah

    b) Pengelolaan keuangan sekolah

    c) Pengurusan adminstrasi ketenagaan dan sisswaUU

    d) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah

    e) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah

    f) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah

    g) Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K

    h) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketatausahaan 

        secara berkala

  1. Tugas Pokok dan Fungsi Tenaga Administrasi Sekolah

     a.Tugas pokok urusan administrasi

       Melaksanakan Ketata Usahaan Sekolah dan bertanggung Jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

       a) Menyusun Program Kerja tata usaha sekolah

       b) Pengelolaan keuangan sekolah

       c) Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa

       d) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah

       e) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah

       f) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah

       g) mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K

       h) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketataushaan secara 
           berkala.

     b.Tugas Pokok Bendaharawan Sekolah

       Melaksanakan seluruh Administrasi Keuangan Sekolah, meliputi keuangan rutin/UYHD/BOPS, Dana BOS, Dana Komite Sekolah dan Dana dari sumber lainnya, bertanggung jawab langsung kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut:

       a) Menyimpan Dokumen, Rekening Giro atau Bank Keuangan sekolah

       b) Mengajukan Pembayaran

       c) Membuat Laporan Penggunaan Keuangan BOPS, BOS, Komite Sekolah dan sumber lainnya.

       d) Melaksanakan Pengambilan dan Pengembalian serta pembayaran Keuangan Negara sesuai petunjuk.

       e) Menyimpan arsip/dokumen dan SPJ Keuangan

       f) Membuat Laporan posisi anggaran (daya serap)

       g) Membuat Lembar Hasil Waskat

       h) Menjadi/ melaksanakan tugas kebendaharan dari setiap kepanitiaan yang dibentuk sekolah.

       i) Membentuk Keuangan berdasarkan sumber keuangannya pada buku kas umum, pembantu dan tabelaris.

     c.Tugas pokok urusan inventarisasi dan perlengkapan

       Melaksanakan Administrasi Inventarisasi dan Kelengkapan sekolah bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

       a) Mencatat Penerimaan Barang Inventaris dan Non Inventaris

       b) Mengisi Buku Induk Inventaris

       c) Mengisi Buku Golongan Inventaris

       d) Membuat Buku Penerimaan dan Pengeluaran Barang Non Inventaris

       e) Membuat Buku Pengeluaran / Penggunaan Barang Inventaris

       f) Membuat Kode / Sandi pada Barang Inventaris

       g) Membuat Laporan Keadaan Barang Inventaris

       h) Mengisi Kartu Barang

       i) Membuat Berita Acara Penghapusan Barang Inventaris

       j) Menyimpan Dokumen Kepemilikan Barang-barang Inventaris dan dokumen lainnya

       k) Membuat Daftar kebutuhan Sarana atau Prasarana atau ruang

       l) Membuat Daftar Pengumuman Barang Inventaris pada setiap ruangan

     d.Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kepegawaian

       Melaksanakan Administrasi Kepegawaian, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

       a) Mengisi Buku Induk Pegawai

       b) Membuat DUK, R7/R6(F-3) dan DSO (F-1,2) guru atau pegawai

       c) Membuat Daftar Prediksi Kenaikan Tingkat atau Golongan gaji Berkata Guru/Pegawai

       d) Membuat dan mengajukan berkas usul permohonan kenaikan Gaji Berkala Guru atau Pegawai

       e) Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawai

       f) Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaian

       g) Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat Tugas

       h) Membuat Daftar Gaji

       i) Membuat Daftar Pembayaran Honorarium dan Kesejahteraan

     e.Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kesiswaan

       Melaksanakan Administrasi Kesiswaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

       a) Membuat Daftar Nomor Induk Siswa

       b) Mengisi Buku Klaper Siswa

       c) Mengisi Buku Induk Siswa

       d) Mengisi Buku Mutasi Siswa

       e) Membuat Daftar Keadaan Siswa

       f) Membukukan Daftar Keadaan Siswa

       g) Membukukan Daftar Siswa perkelas

       h) Mencatat Pendaftaran Siswa Baru

       i) Membuat usulan peserta ujian

       j) Menyimpan daftar Lulusan

       k) Menyimpan Daftar Penerimaan atau penyerahan STTB

       l) Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger)

       m) Menyediakan Blanko Pemanggilan Orang Tua Siswa

       n) Membuat Surat Keterangan dan surat mutasi siswa

       o) Menyediakan Blanko izin keluar masuk kelas

       p) Mengisi papan data keadaan siswa

      f.Tugas Pokok Urusan Adminstrasi persuratan

        Melaksanakan Administrasi Persuratan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

       a) Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan keluar

       b) Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar

       c) Mengangandakan/tikrey surat atau dokumen sekolah

       d) Mengisi Buku Ekspedisi

       e) Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat

       f) Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat keputusan, laporan dan lainnya.

       g) Membantu kelancaran administrasi sekolah

       h) Membuata Administrasi Bendahara

       i) Membuat Administrasi Kepegawaian

       j) Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-data sekolah

      g.Tugas Pokok Pengelola perpustakaan

        Melaksanakan Administrasi Perpustakaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

       a) Mengisi buku induk Perpustakaan dan Buku Paket

       b) Membuat Nomor / Kode Klasifikasi Buku

       c) Membuat Buku Pengunjung Perpustakaan

       d) Membuat Kelengkapan Kartu, Date due slip, Katalog Anggota Peminjam

       e) Membuat Statistik/Grafik Pengunjung dan peminjam

       f) Membuat Laporan Keadaan Buku

       g) Membuat Daftar pengunaan barang inventaris di perpustakaan

      h.Tugas Pokok Pengelola Laboratorium

        Melaksanakan Administrasi Laboratorium, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

       a) Mencatat / Membukukan barang-barang laboratorium

       b) Menyediakan Buku Penggunaan barang lab

       c) Membuat daftar penggunaan laboratorium

       d) Melayani kebutuhan alat-alat praktikum

       e) Menata, menjaga, dan merawat alat-alat lab

       f) Membuat daftar laporan keadaan dan mutasi alat-alat

       g) Membuat daftar kebutuhan bahan pratikum

      i.Tugas Pokok Pembantu/Penjaga sekolah

        Melaksanakan Kegiatan kebersihan dan pengamanan sekolah, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

       a) Menjaga dan melaksanakan kebersihan ruang seluruh bangunan sekolah,

       b) Membantu menyediakan kebutuhan guru/pegawai

       c) Menyiapakan air minum

       d) Mencuci dan menyimpan alat-alat minum dan makan

       e) Membuka dan mengunci seluruh ruangan

       f) Kebersihan WC Siswa

       g) Kebersihan WC Guru dan Kepala Sekolah

       h) Melaksnakan piket malam

Bersumber dari : http://www.abyfarhan.com